POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES
1. ALCANCE
La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará
a todas las Bases de Datos y Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de
tratamiento por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MINAMBIENTE), considerado
como responsable o encargado del tratamiento de los datos personales.
Todos los funcionarios, Contratistas y terceros que tengan relación con el Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir
con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE O ENCARGADO DEL
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible con domicilio en la calle 37 No. 8-40 - Bogotá –
Colombia, identificado con el Número de Identificación Tributaria NIT 830.115.395-1.
Línea gratuita fuera de Bogotá: 018000915060 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Contestador automático de lunes a lunes de 6:00 p.m. a 8:00 a.m.
Línea gratuita Bogotá +57 (1) 3323400 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Chat virtual (minambiente.gov.co)
PBX: +57 (1) 3323422: De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Correo electrónico: servicioalciudadano@minambiente.gov.co
3. DEFINICIONES
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida
al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la
existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de
acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
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• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido
puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas
o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de
salud, vida sexual y biométricos)
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de
datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable o encargado del
tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o
fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de
un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES
El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible utilizará la información suministrada única y
exclusivamente para los fines indicados, por lo tanto, salvaguardará las bases de datos que
contenga la información recolectada, y no permitirá el acceso a personal no autorizado, salvo las
excepciones constitucionales y legales vigentes y aplicables sobre la materia.
En ese sentido tomará todas las precauciones y medidas necesarias para garantizar la reserva de la
información, de conformidad con el principio de confidencialidad que trata la Ley 1581 de 2012, y
demás información vigente sobre la materia. De igual manera el titular asiste los derechos que le
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otorga la normatividad aplicable y vigente respecto a la protección de datos y el derecho a la
información.
El tratamiento que realizará el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible será el de recolectar,
almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales,
atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581
de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
a. Registrar la información de datos personales en las bases de datos del Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos
estadísticos, así como indicadores sectoriales para la formulación de políticas en el sector
ambiental.
b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa
de las mismas.
d. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
Así mismo, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible suministrará los datos personales a
terceros que le provean servicios o con quien tenga algún tipo de relación de cooperación, a fin de:
a. Brindar asistencia técnica.
b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c. Manejar y administrar bases de datos.
d. Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
e. Dar respuestas a organismos de control.
Cuando MINAMBIENTE reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a
su solicitud o por las entidades territoriales certificadas, como último interviniente en la cadena
informativa del sector ambiental que inicia cuando los titulares dan su información personal a
representantes de las autoridades ambientales le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y
seguridad que le proporciona a la información producida por él mismo.
En este sentido y como órgano rector de política en el sector ambiental, MINAMBIENTE instruirá a
las respectivas autoridades ambientales certificadas sobre:
1. Su calidad de responsables de tratamiento de los datos por ellas recaudados,
2. La vigilancia que deben ejercer en cuanto al respeto del habeas data en la relación
establecida entre autoridades ambientales, y demás entes gubernamentales y privados.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Como titular de datos personales, se tiene derecho a:
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a. Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados al Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible que hayan sido objeto de tratamiento.
b. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté
prohibido.
c. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a
lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o
encargado del tratamiento de datos personales.
d. Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya
determinado que Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible en el tratamiento ha
incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.
e. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o
finalidad que se le dará a sus datos personales.
f. Identificar al responsable en MINAMBIENTE que dará trámite y respuesta a sus
solicitudes.
g. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
SOBRE DATOS PERSONALES
El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible tiene a su cargo la labor de desarrollo,
implementación, capacitación y seguimiento de esta Política
La Unidad de Atención al Ciudadano es la dependencia que ha sido designada por el Ministerio de
Ambiente y Desarrollo Sostenible como la responsable de la atención de peticiones, consultas,
quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a
conocer, actualizar y rectificar el dato.
Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales
en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado a la Unidad de Atención al
Ciudadano, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de
los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.
7. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS,
QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES
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Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, procesados,
usados y transmitidos o transferidos por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, podrán
ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar y rectificar la información.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de
Datos Personales:
7.1. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos
El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible ha dispuesto los siguientes medios para la
recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba
de las mismas:
• Comunicación escrita dirigida al MINISTERIO DE AMBIENTE y DESARROLLO
SOSTENIBLE. Unidad de Atención al Ciudadano, Calle 37 No. 8 - 40 en la ciudad de Bogotá
D.C.
• Comunicación telefónica: línea gratuita fuera de Bogotá: 018000915060 de
lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Línea gratuita Bogotá +57 (1) 3323400
de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. PBX: +57 (1) 3323422: De lunes a
viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Fax: +57 (1)
• Chat virtual (minambiente.gov.co)
• Solicitud vía correo electrónico: servicioalciudadano@minambiente.gov.co
• Sitio Web www.minambiente.gov.co / atención al ciudadano, opción consultas en línea
7.2. Atención y respuesta a peticiones y consultas
El Titular o su apoderado, podrán solicitar al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible:
• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Información respecto del uso que se le ha dado por el Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible a sus datos personales.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados
a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta
dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco
(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Cuando la petición o consulta se relacione directamente con los entes territoriales en su condición de
responsables de tratamiento de los datos por ellos recaudados, o sobre la vigilancia que deben
ejercer estos últimos en cuanto al respeto del habeas data en la relación establecida entre
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autoridades ambientales, o cualquier otra entidad pública o privada el Ministerio de Ambiente y
Desarrollo Sostenible informará de dicha situación, tanto al interesado peticionario, como al
responsable específico de tratamiento de los datos, remitiéndole de oficio e inmediatamente la
respectiva petición a la entidad territorial certificada pertinente para lo de su competencia y
responsabilidad.
7.3. Atención y respuesta a quejas y reclamos
El Titular o sus apoderados, podrán solicitar al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, a
través de una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados:
• La corrección o actualización de la información.
• Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes
contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.
La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o
reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja
o reclamo se presentan incompletos, el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible deberá
requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo
para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.
En caso que la dependencia que reciba la queja o reclamo no sea competente para resolverla,
deberá dar traslado a la Unidad de Atención al Ciudadano para que la remita al área que
corresponda en el Ministerio, en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de lo
ocurrido al interesado.
Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte
correspondiente, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea
resuelto.
El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a
partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo
dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS
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El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible como responsable de la información tiene el deber
de:
a. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
b. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado
del tratamiento de información.
c. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
d. Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes
de los responsables del tratamiento y encargados del tratamiento”.
8. VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales entrara en vigencia una vez
aprobado y publicado dicho documento.